TEKNOLOJİ

DigitalAge | 24.08.2020 - 12:39

Ofis tasarımında Covid-19 etkisi

Normalleşme sürecinde işyerinde virüs bulaşmasını en aza indirgemek için ofis tasarımlarında ne gibi değişiklikler yapılabilir?    

Covid 19 etkisi ile ofislerden evlere geçiş yapan çalışanların büyük bir kısmı için bu süreç yepyeni bir deneyim oldu. Türkiye’de çalışanlar evden çalışmaya bir şekilde alıştıktan sonra Haziran başı itibariyle ofislere dönmeye başladılar. Ancak salgın etkisiyle hayatımıza giren özellikle hijyen odaklı yeni normallerimizi ofise nasıl taşıyacağız konusunda herkesin kafasında soru işaretleri var. Yeni dönemde hibrid ya da dönüşümlü olarak adlandırabileceğimiz haftanın belli günleri evden belli günleri ofisten çalışılacak modeller de göreceğiz. Ancak harhalükarda ofisleri sosyal mesafe kurallarına adapte etmek şu an için en önemli gereklilik olarak karşımızda. Peki normalleşme sürecinde iş yerinde virüs bulaşmasını en aza indirgemek için ofis tasarımlarında ne gibi değişiklikler yapılabilir? Küresel örneklerden yola çıkarak Türkiye’deki işverenlere bu bağlamda örnek olabilecek önerileri bir araya getirdik.

Hijyenik bir ofis ortamı için basit çözümler

Masaları nasıl temiz tutabilirim? Daha fazla el dezenfektanı gibi bilinen önlemlerin yanı sıra, basit bazı değişiklikler de korumaya yardımcı olabilir. Örneğin, global emlak şirketi Cushman & Wakefield’in ofisinde, çalışanların masaları için bir kağıt Amerikan servisi almaları istendi. Günün sonunda, bu kağıt servis atılacak ve bu da Covid-19’un yüzeylere yayılmasını azaltmaya yardımcı olacak.

Yeni trend kapalı ofis olabilir

On yıllardır iş yeri modası açık ofis çalışmayı içeriyor. Ancak Covid-19 bu mega eğilimi tersine çevirerek kapalı planlı bir geleceğe yol açacak gibi. Yeni dönemde kapalı ofise geçişlerde artışlar mümkün olabilir.

Daha fazla işaret

Yol işaretlerini düşünün, ancak ofisler için. Lobilerdeki yönlendirme işaretlerinden asansörlerde duran noktalara ve masaların etrafındaki dairelerden koridorlardaki şeritlere kadar, ofislerimizin zeminleri ve duvarları görsel talimatlarla kaplanabilir. Olası yaklaşımlardan bir diğeri de, mevcut salgın sırasında birçok hastane tarafından kabul edilen, çalışanları saat yönünde yürümeye teşvik etmek, hastalığın yayılmasını en aza indirmek için tek yönlü akış oluşturmak.

Ofis içi istasyon modeli ve büyük mobilyalar

Görünen o ki evden çalışma devam edecek ancak ofis hayatının da bir şekilde devam etmesi gerekli. Buradaki zorluk, işyerlerinin nasıl uyarlanacağıdır. Cushman & Wakefield, yeni bir ofis tasarımıyla bu konuda diğer şirketlere örnek oldu. ‘Six feet’ adı verilen ofis tasarımı çalışanların birbirinden gerekli sosyal mesafe uzaklıkta kalmalarını sağlıyor. Foster ve Partners şirketinde 10 yıl boyunca mimarlık ekibini yöneten ve şimdi Zaha Hadid Architects’te (ZHA) çalışan Arjun Kaicker’a göre pandemi ofis mobilyalarını radikal olarak yeniden şekillendirecek. Kaicker’a göre yeni dönemde ofis mobilyaları daha büyük olacak ve aralarında mesafe olacak şekilde konumlandırılacak.

Teknolojik çözümler hayat kurtarabilir

Şirketlerin hastalığın bulaşmasını azaltmak için yeni bir temassız teknoloji paketine yatırım yapmaları gerekebilir. Kullanılacak teknolojiler ile çalışanların ofisin farklı noktalarına elleriyle daha az temas etmesi amaçlanmalı. Ofis kapıları, asansörler hareket sensörleri ve yüz tanıma kullanarak otomatik olarak açılabilir. Hatta kahve bile akıllı telefondan sipariş edilebilir. Teknoloji, çalışanlara sosyal mesafeyi hatırlatmak için de kullanılabilir. Örneğin çalışanların hareketlerini cep telefonları üzerinden izlemek için işaretler yerleştirilebilir ve mesafe kuralları ihlal edildiğinde potansiyel olarak uyarı gönderilebilir.

Ofis içinde daha fazla bölüm daha fazla merdiven

Durumun ciddiyeti göz önüne alındığında, bazı şirketlerin bina tasarımını gözden geçirmeleri gerekebilir. Uzmanlara göre korona sonrası tasarlanacak ofislerde artık geniş koridorlar ve kapılar, bölümler arasında daha fazla alt bölüm ve çok daha fazla merdiven göreceğiz. Şimdiye kadar her şey ekipler arasındaki engelleri kaldırmakla ilgiliydi, ama artık mekanların arasında daha fazla mesafe olması gerekecek.

Temiz hava şart

Covid-19’un yayılmasını önlemek için iyi bir havalandırma olması çok önemli. Basit yöntem bir pencere açmak olabilir ancak birçok ofiste bu mümkün değil. Özellikle plaza katlarının en büyük problemi havalandırma. Filtrelenmiş havanın tek seçenek olduğu yerlerde, üst düzey ofis iklim kontrol sistemleri gerekecektir. Çin’in kötü hava kalitesi sebebiyle bu teknolojiyi kitlesel olarak benimsemesinin ofis çalışanlarının masalarına daha hızlı dönmelerine yardımcı olduğu düşünülüyor.

Ortak çalışma mümkün mü?

Virüsten sonra yeni kurulan işletmelerin aynı binaları paylaştığı masaları dönüşümlü kullanıldığı ortak çalışma modelinde bir artış söz konusu olabilir mi? Bu mümkün olabilir. Ancak bundan sonra şirketler gerçekten tüm ekiplerini tek bir ofise koymak isteyecek mi ya da diğer işletmelerle aynı ofiste çalışmalarını doğru bulacaklar mı, bu bilinmiyor.

Sosyal mesafeli selamlaşmalar geliyor

Birçok kuruluş ofis personeli eve gönderilmeden önce selamlaşma politikası değişiklikleri uygulamaya başlamıştı. El sıkışmalar kalktı ve bir süre daha geri gelmemesi bekleniyor. Ancak yeni selamlar ortaya çıktı.

Bu yılın başlarında, Pekin’deki reklam panoları insanlara kendi ellerini sıkmayı teşvik etti. BAE ve Katar vatandaşlarından burun buruna selamlamalardan kaçınmalarını istedi ve aynı şekilde Fransız hükümeti de eski selamlaşma şekillerinin değiştirilmesini istedi. Henüz ofise dönmeyenlerdenseniz, ofise döndüğümüzde sosyal mesafeli selamlaşmalar bizi bekliyor olacak.

Ofisten çalışmak şart mı?

Ve son olarak, herkesim merak ettiği konu ve aslında odadaki fil: Ofis çalışması neden zorunlu olmak zorunda? Yapılan araştırmalar salgın süresince evden çalışanların hemen ofise dönmek istemediğini ortaya koyuyor. Özellikle de uzaktan da çalışabildiğini keşfeden bazı meslek grupları bu konuda daha kararlı. Elbette evden çalışmanın da zorlukları ve handikapları var. MicKinsey, düşük üretkenlikten zayıf iletişime kadar evden çalışmanın daha sorunlu yönlerinin çoğunun güçlü gözetim, küçük ekip çalışması ve iş için doğru mesajlaşma araçlarıyla ele alınabileceğine inanıyor. Örgütsel psikolog Adam Grant, birçok çalışanın da evden çalışmanın zevklerini keşfettiğini düşünüyor. Kıyafet değiştirmemek, trafikte zaman kaybetmemek bunlardan bazıları.